線上簽核系統　快速還是減速？

【記者黃惟新／中正大學報導】

　　工讀生騎著電動車在校園四處穿梭送文景象往後將漸漸少見！目前學校的公文系統正朝全面電子化邁進，以線上簽核的形式運作，期望運用科技的便利性提升行政效率，加快對學生及業務的辦理。

　　公文線上簽核系統將檔案、公文的內容電子化，將傳統使用紙本送至各處室做審核的動作全面E化，現在只需要點擊滑鼠便能輕鬆完成簽核文件。中正大學在今年六月聯合校內7個行政單位嘗試運作此系統，而各單位使用起來評價不一。

學校公務員使用公文線上簽核系統，滑鼠點一下即可傳遞公文。

記者黃惟新／攝影

　　研究發展處秘書劉玉表示，使用此系統能清楚公文目前的流向與處理的進度，公文是否積壓或滯留在某處都能快速知曉；此外，不論對文件做任何幅度的更動系統都會有紀錄，當有任何問題發生時，都有資料可查詢，如此對每一位辦事員都是另一種保障。而人事室組員張芳榮指出，相較於傳統紙本公文，使用此系統辦公反而造成流程更為複雜，如臨時發現文內有不完整或需修改的地方，無法馬上收回做立即性的更改，需請目前處理的單位按「退回」，一關一關將文件退送回來才可修正，因此並不如原先紙本來得有效率。

　　建置此系統是為響應行政院提倡電子公文作業的政策之一，期望提升公文處理效率及降低文書量，達到節能減紙的目的。秘書室主任秘書陳朝輝表示，基於校務資訊系統整合的考量，本校的公文線上簽核系統採自行開發，目前正分段逐步擴充相關功能。自行開發能針對校務上實務的需求做客製化的設計，彈性較大也能馬上針對問題做調整；同時透過開發過程，藉由業務與系統開發單位的互相交流與研商，提升業務單位對資訊化作業的認知，同時開發更為精簡的資訊作業流程系統；此外學校在研發系統同時，也引入相關科系學生參與設計，以團隊分工、學習與實務經驗交流的形式，藉此培養學生研發、創新與實務的能力。

　　試辦數月後，目前試辦單位簽辦數已超過全校公文總簽辦數的25%，此期間系統開發單位也不斷進行些微的修正與調整。陳朝輝表示，此系統將會在下學期推行至全校，為了能讓未來實行更為順利，學校目前積極培訓操作諮詢工讀生與單位種子教師，而系統全面上線後也會開班授課進行教育訓練，期望透過訓練課程讓各機關首長、主管單位等更快熟悉系統操作與功能，讓運作更為流暢與有效率。

　　公文線上簽核系統的功能面正逐步擴充、改善，使系統操作能更為順利與方便，預計下學期將推行至全校的計劃，校方也已做好相關的規劃藍圖，期望未來此系統的運作能讓學校整體行政效率更上一層樓。