法學見解:供大家參考

【解析】

按檔案法第2條第2款、第10條、第11條、第12條、第24條即分別規定「本法用詞，定義如下：二、檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。」「檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。」「永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理。其移轉辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定之。」「定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。機關檔案保存年限及銷毀辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定之。」「明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。違反第十二條之銷毀程序而銷毀檔案者，亦同。違反第十三條之規定者，亦同。」。

是（一）各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，謂為檔案法所稱「檔案」；（二）其保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存；（三）永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀；（四）明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金（違反檔案法第12條之銷毀程序而銷毀檔案者，亦同）。

又各機關、學校訂有「檔案管理作業要點」等相關規定，其中臺北市政府檔案管理作業要點（http://www.sec.taipei.gov.tw/public/Attachment/0512103014100.doc）第9點規定「各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類表合併編製或個別編製，並應依臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。」、高雄市政府檔案管理作業要點（http://kpd.kcg.gov.tw/unitinfo.aspx?s=74F0ADB6FF198821&d=63377200539E3F94）第8點規定「各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編製。」、嘉義市政府環境保護局檔案管理及應用要點（http://www.cycepb.gov.tw/file/%E5%98%89%E7%BE%A9%E5%B8%82%E6%94%BF%E5%BA%9C%E7%92%B0%E5%A2%83%E4%BF%9D%E8%AD%B7%E5%B1%80%E6%AA%94%E6%A1%88%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%8F%8A%E6%87%89%E7%94%A8%E8%A6%81%E9%BB%9E.doc）第9點規定「本局之檔案分類表與保存年限區分表採結合編製方式；檔案分類依其職掌之業務性質分類、綱、目，再依案件之內容編立案名及案次號。」，可見，各機關、學校各檔案之保存年限係依據各機關、學校之「保存年限區分表」，不能一概而論，苟依「保存年限區分表」，非「永久保存檔」案而係「定期保存檔案」，自得於逾法定保存年限時，依法定程序銷毀之。

從而，定期保存檔案，縱調查單位要調資料，也不一定調到資料；當然，調查單位調資料時，發現該資料未依檔案法第12條之銷毀程序而銷毀，則行為人有被處以二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金之可能。

至於廠商投標文件之發還或不發還，政府採購法施行細則第57條即明定「機關辦理公開招標，因投標廠商家數未滿三家而流標者，得發還投標文件。廠商要求發還者，機關不得拒絕。機關於開標後因故廢標，廠商要求發還投標文件者，機關得保留其中一份，其餘發還，或僅保留影本。採分段開標者，尚未開標之部分應予發還。」（行政院公共工程委員會八十八年十一月十九日 (八八)工程企字第八八一八六二七號函亦云：「二、有關未得標廠商之投標文件，廠商要求發還投標文件者，機關得保留其中一份，其餘發還，或僅保留影本。」），而且該規定尚無違法之虞，機關自應從之，併予敘明。