二十一世紀的專業秘書趨勢

竹科一家跨國高科技企業總裁對秘書說：「我不在公司時，妳一定要在；我在公司時，妳更要在！」一語道破秘書在現今職場的身份不但是老闆的左右手，也是組織裡的關鍵人物。多數成功的企業家，身邊必定有位如影相隨的超級秘書，他們對秘書的價值觀是：包山包海，有求必應，聰慧機伶，助我順利管理企業而無後顧之憂。

受到高科技網際網路的衝擊，全球企業的經營模式隨勢而變。創新進步的e化行政作業工具，促使秘書脫離傳統工作範疇，邁向新的工作領域。在這轉型時刻，秘書應適時調整自己的角色功能，持續的學習、吸收與成長，才能跟上時代的腳步。轉型意指從傳統角色進階至e時代角色，從努力工作、處理雜事、打字、歸檔、接電話等例行工作提昇至創意工作、辦公室管理、電腦高手、參加專案管理、解決問題、領導改善方案、獨立作業、參加會議、整合資訊、參與高階層管理等等。秘書的潛能舉凡企劃、分析、執行力、溝通協調力、網絡人脈等亦逐漸浮現並得以發揮。企業主也發現，資深富經驗的秘書對維繫同仁向心力、團隊精神、及公司形象亦有一定的影響力。 在觀賞歐美電影時，常有秘書角色情節出現，傳統中的秘書形象，不是妖嬌美麗花瓶型，就是鄰家大嬸婆婆媽媽型。然而，根據2007年國際行政專業從業人員協會IAAP (International Association of Administrative Professionals) 的專題報導，歐美企業已應職場形態的改變而從重新評估秘書的角色定位，建議企業將以下秘書能勝任的職能列入考量：辦公室訊息中心、擴展職能(採購辦公室文具及事務機、會議及活動企劃、製作簡報、督導資淺同仁、安排行程、獨立處理語音留言及電子郵件等)，IAAP同時建議，如果企業能提供適當的管理及技術面培訓給秘書，※      她們會更進一步呈現令人驚喜的附加價值。 秘書的價值有多寬廣，是需要自己努力去開拓的。平常要勞記多聽多看少講，在辦公室認真的對待每一位同仁，對直屬老闆尤其要盡全力支援，隨時待命，使命必達。平日一點一滴的累積實力，並像海棉一樣的吸收新知識，從學習中成長，機會永遠是留給準備好的人。秘書必須具備國際視野，才能跟得上時代，以「成就他人，實現自我」為生涯發展的左右銘，傑出而受賞識的秘書非妳莫屬！
中華人事主管協會【第十四期專業秘書實務認證班】六月二十九日正式開課，中區與東海大學合辦之【第五屆專業秘書暨行政管理師認證班】將於六月二十一日開課，南區與高雄應用科技大學合辦之【第一屆專業秘書暨行政管理師認證班】將於五月三十一日開課，桃竹苖區與中原大學合辦之【第二屆專業秘書暨行政管理師認證班】將於五月二十五日開課，本課程特邀具有多年實務及授課經驗的名師群，從專業面、效率面及溝通面，讓學員一次獲得多位大師的祕笈精華，提升祕書的關鍵職能，成功打造企業與個人公關，成為上司的得力助手，順利通過認證，還可同步獲得協會頒發之合格證書及各大學頒發之結業證書，名額有限，報名請洽02-2763-5678或上協會網站http://www.hr.org.tw。

（以上內容節錄自協會資深講師衛珮璇專欄文章）